Российский рынок аутсорсинга растет — по данным RAEX, в 2024 году доходы отрасли выросли на 18%. Но многие компании до сих пор воспринимают его как крайнюю меру, когда справиться своими силами уже невозможно. Я же убежден: аутсорсинг — это в первую очередь стратегический инструмент для экономии времени, денег и ресурсов. Расскажу о четырех ситуациях, когда он работает особенно эффективно.
Сигнал 1. Компания растет слишком быстро
Кейс: Крупный ретейлер одежды всего за год открыл множество новых магазинов и нанял более 1000 сотрудников. Отдел кадров не справлялся с лавиной документов — приемы, увольнения, отпуска. Усугубляла ситуацию высокая текучка, характерная для отрасли.
Проблема: Нужны были дополнительные кадровики, но найти специалистов для рутинной работы в штат оказалось сложно.
Решение: На аутсорсинг передали оформление сотрудников и отпусков — самые повторяющиеся и стандартизируемые процессы.
Что сделали:
- Создали гибридную команду: часть специалистов работала в московском офисе, часть — удаленно с регионами.
- Внедрили стратегию взаимопомощи при пиковых нагрузках: специалисты из других городов подключались к «горящим» точкам.
Сложность и прорыв: Изначально норматив в 40 минут на оформление сотрудника не соблюдался. Чтобы решить проблему, мы детально описали каждый шаг в инструкциях со скриншотами и запустили внутреннее обучение. В результате процесс ускорился на 30%, и норматив был достигнут.
Вывод: Аутсорсинг помогает гибко масштабировать операционные процессы без головной боли по поиску и адаптации нового персонала.
Сигнал 2. Внедряется новая система управления (ERP)
Кейс: Импортер алкоголя переходил на новую ERP-систему. При переносе данных возникли критические расхождения в бухгалтерской и налоговой отчетности.
Проблема: Штатные бухгалтеры не могли одновременно вести текущую работу и вручную сверять тысячи строк. Нужны были специалисты, которые разбираются и в бухгалтерии, и в логике работы новой системы.
Решение: На проект привлекли аутсорсинговую команду на 3 месяца.
Что сделали:
- Разделились на две группы: одна сверяла отчетность, другая — контролировала перенос данных по затратам и банковским операциям.
- Выявили и устранили все расхождения, подготовили уточненные декларации и пояснения для налоговой.
Нюанс: План — не догма. В процессе перехода компания поменяла методы учета (например, перешла на FIFO), что породило новые расхождения. Понадобился постатейный анализ совместно со штатными бухгалтерами. Результат был так ценен, что клиент продлил контракт на постоянную проверку отчетности.
Вывод: Аутсорсинг дает доступ к узкоспециализированным экспертам для решения сложных, но временных проектов.
Сигнал 3. Обнаружены ошибки в учете и грядет проверка
Кейс: Производитель продуктов вел кадровый учет вручную, что привело к хаосу в документах и рискам перед плановой проверкой.
Решение: Передача кадрового учета и внедрение «1С:ЗУП 3.1» на аутсорсинг.
Что сделали:
- Внедрили систему, которая автоматически формирует табель учета рабочего времени.
- Создали гибридную команду: удаленные специалисты ведут расчет зарплаты, а наш «имплант» в офисе клиента координирует процессы и общается с сотрудниками.
Результат:
- Подготовка табеля ускорилась в 4 раза (с дня до пары часов).
- Количество жалоб сотрудников на ошибки в зарплате сократилось на 90%.
- Компания успешно прошла внеплановую проверку СФР, собрав все документы за 3 года за неделю.
Главный вызов: Поиск квалифицированного кадровика в небольшом городе. Из 70 откликов большинство отсеялось из-за локации. На подбор и онбординг ушло 1,5 месяца.
Вывод: Аутсорсинг не только наводит порядок, но и обеспечивает готовность к проверкам, даже если местный рынок труда беден на кадры.
Сигнал 4. HR-отдел не закрывает все операционные задачи
Кейс: В российском офисе международного холдинга была сильная HR-команда, но ей не хватало рук для работы с документами и операционными запросами сотрудников.
Решение: Сформировали распределенную команду из 5 удаленных специалистов и одного «импланта» — нашего сотрудника, встроенного в офис клиента.
Роль «импланта»:
- Связующее звено между HR, аутсорсерами и сотрудниками.
- Ведет кадровое делопроизводство, воинский учет, отвечает на вопросы.
- Выполняет функции HR-менеджера (например, организует поздравления с днями рождения).
Важный нюанс: «Импланта» невозможно бесшовно заменить на время отпуска из-за требований безопасности и доступа к системам. Поэтому он работает практически как штатный сотрудник, и его отсутствие планируется заранее.
Вывод: Аутсорсинг можно точечно интегрировать в команду, чтобы усилить ее и закрыть пробелы в операционной работе.
Когда аутсорсинг не сработает
Перенос процессов на сторону обречен на провал, если:
- Бизнес не готов меняться. Например, когда HR-директор настаивает на бумажных оригиналах подписей в цифровую эпоху. Это создает путаницу, задержки и негатив у сотрудников.
- В компании не соблюдают регламенты. Если отпуска и премии выдаются хаотично, без соблюдения ТК РФ, риски и ответственность остаются на компании, а провайдер становится «крайним».
- Нет готовности к автоматизации. Если клиент продолжает цепляться за Excel и отвергает даже базовые шаблоны, эффективность аутсорсинга будет низкой, а специалисты — перегружены.
Заключение: Аутсорсинг — это не «скорая помощь», а партнерство. Он требует зрелости процессов и готовности делегировать. Когда эти условия соблюдены, он становится мощным конкурентным преимуществом.
8 800 707 5 911
official@kstaff.ru
Перейти к форме обратной связи